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Time Management: La profesora Verónica Vásquez nos entrega tips para un buen manejo del tiempo.

Columna de Verónica Vásquez.

El manejo del tiempo hoy en día es una competencia en términos de liderazgo, porque es un recurso escaso y cada vez existen más ofertas de actividades compitiendo por el mismo tiempo de siempre. El desafío no está en lograr un buen manejo del tiempo por sí solo. El tiempo es un recurso, un medio para algo, y cuando uno habla sobre estrategias para el manejo del tiempo, en realidad son estrategias para usar bien este recurso y lograr ciertos objetivos.

Dentro de este desafío, existen dos factores fundamentales: Por un lado, en cuán bien yo distribuyo mi tiempo y si alcanzo a hacer todo lo que quiero hacer, y por otro, cuánto yo disfruto de mi tiempo.

Hay personas que tienen la fortaleza de distribuirlo muy bien y disfrutarlo, logrando hacer ambas cosas. Hay otras que logran distribuirlo bien y hacen mucho, pero no necesariamente lo disfrutan y viven con la sensación de “querer bajarse del mundo”. Además existen personas que lo disfrutan pero no logran ser efectivos en distribuirlo bien, y sienten que pierden el tiempo porque no cierran los temas y no cumplen las metas.

La clave del manejo del tiempo está en distribuirlo, alcanzando a hacer todo lo propuesto para lograr las metas; pero también disfrutarlo, siendo conscientes de que es un proceso y que disfrutarlo no depende de nadie más que de uno mismo. No se trata solo de juntar checks en un checklist, si no en cuánto realmente se estuvo en el aquí y en el ahora disfrutando de cada actividad.

En el caso de las personas más estructuradas con la capacidad de planificarse naturalmente, el desafío es distinto a los que su fortaleza está en el disfrute, y que les cuesta más planificarse.  En ambos casos es bueno hacer un diagnóstico para ver dónde están mis fortalezas y dónde tengo oportunidades de mejora.

Como diagnóstico, a mi me gusta mucho el modelo que usa Covey para el tema del manejo del tiempo. Covey tiene un libro llamado “los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”, donde plantea temas de gestión personal y de relaciones, que me parecen muy útiles pese a no ser un libro reciente.

Dentro del tema de la gestión personal, Covey habla de ordenar las tareas en función de las prioridades. Creo que es bueno definir las prioridades, no solamente en lo laboral, sino en las distintas áreas de nuestras vidas para llevar un desarrollo equilibrado. Porque si yo pongo todo lo prioritario en el área laboral por ejemplo, y descuido lo personal o lo familiar, me pasará la cuenta en algún minuto.

Covey recomienda definir un norte, y qué es lo que quiero conseguir en cada área de mi vida; y a partir de ahí definir cuáles son mis prioridades hoy. Para eso Covey utiliza los conceptos Lo Urgente y Lo Importante. Lo Urgente es lo que requiere una respuesta inmediata nuestra, lo que se siente que no puede esperar. Lo importante es lo que agrega valor a las metas, y por ende lo prioritario.

Pueden haber actividades importantes y urgentes, actividades importantes que no son urgentes, actividades urgentes que no son importantes, y actividades que no son ni urgentes ni importantes. Por definición esta última equivale a la pérdida de tiempo.

Las actividades que son urgentes (porque otro requiere de mi), pero no son importantes porque no agregan valor a mis metas,  tienen una connotación de dejar a todos contentos. Ahí el gran desafío está en aprender a delegar o a decir que no frente a las demandas de otros (elegir cuándo decir sí y cuándo decir no).

Los dos cuadrantes que se encuentran en lo importante, es donde en teoría uno debería estar más. Y en estricto rigor, deberíamos estar más en el cuadrante de lo importante y no urgente, porque es el cuadrante que me permite relacionarme, cuidar de mi salud, planificarme, etc; sin la adrenalina de la urgencia. Este cuadrante requiere de disciplina y voluntad para que no ganen los otros cuadrantes. La ganancia de ese cuadrante no la ves de inmediato, la ves en el mediano y largo plazo.

El cuadrante 1 tiene que ver con lo que agrega valor.  El riesgo de estar mucho en el 1, es terminar con los efectos negativos del estrés. La salud física y mental puede comenzar a pasar la cuenta por estar permanentemente “respondiendo” sin mucha capacidad de recuperarte, ni de mirar lo más estratégico. Se vive apagando incendios constantemente.

Para realizar este diagnóstico, recomiendo tomar una unidad de tiempo (una semana, un mes, etc), para poder identificar qué actividades realicé, y ver cuánto tiempo estuve en cada cuadrante.

Las personas que tienen una naturaleza más estructurada y planificada, puede que tiendan menos a la urgencia, pero también puede ser que sean o se hagan adictas al cumplimiento. Como ya puse una actividad y ya la planifiqué, la tengo que hacer.
Las personas que no tienen una tendencia a organizarse y planificarse, el hacer este diagnóstico les puede servir para salir de la urgencia constante. Estas personas pueden terminar un día con la sensación de que hicieron muchas cosas pero nada que agregara mucho valor.

También es importante aprender a identificar cuáles son las prioridades para otras personas, para poder negociar las tuyas con las de otros. Cuáles son las prioridades para tu jefe, para tu pareja y para otros significativos; y educarlos cuando sea necesario.

Hoy en día, el tema del tiempo no es más complejo que antes, pero si la oferta de actividades a realizar es cada vez más interesante y variada, para ser distribuidas en el mismo tiempo que ha existido siempre, todo esto gracias a la tecnología. Puedes destinar mucho tiempo en distintas actividades producto de la conectividad, y eso puede significar bastante tiempo perdido si no se toma conciencia.  Además está el factor de la inmediatez, lo que puede generar interrupciones en cualquier actividad que se esté realizando. Con el tema del whatsapp por ejemplo, uno supone que el otro también va a estar inmediatamente conectado a tu requerimiento. Para eso uno debe elegir si va a estar en la dinámica de estar siempre disponible. Porque eso tiene ganancias pero también tiene costos.

Creo que en los tiempos de hoy, el desafío está en regular la inmediatez de la conectividad y la tecnología, educarnos a nosotros mismos y a nuestro entorno, respetar, y aprender a poner ciertos límites. La tecnología sí te permite aprovechar mejor el tiempo siempre y cuando esté regulada. El tiempo sigue siendo el mismo de siempre, solo debemos elegir en qué destinarlo, y en qué no; porque la agenda se puede llenar rápido y no necesariamente con lo que agrega valor.

Algunos tips:

  1. Autoevaluación periódica
  2. Identificar y priorizar lo importante de acuerdo a metas y valores personales.
  3. Planificar y programar las actividades y el tiempo asignado a ellas, en función de las prioridades.
  4. Aprender a programar actividades importantes y no urgentes (cuadrante II) como un estilo de vida.
  5. Aprender a decir NO a lo no importante.
  6. Aprender a DELEGAR tareas.
  7. Aprender a detectar las prioridades para las  personas significativas.