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Ramon Sagarra: “La ineludible transformación de abastecimiento a procurement: su impacto en la empresa”

La visión desde el top management: más allá del ahorro, la creación de valor.

Cuando escuchamos transformación, la primera reacción es de inquietud y nos surge espontáneamente la pregunta: ¿Por qué transformar? ¿Algo anda mal?

Si le preguntamos al Comité de Gerencia su opinión sobre abastecimiento, la respuesta se transforma en pregunta: ¿A qué se dedica realmente abastecimiento?, bueno, muy sencillo, a comprar todo lo que la empresa necesita.

¿Y qué necesita la empresa? pues una variedad de bienes y servicios que van desde la energía, formación, almacenaje mano de obra externa y transporte.

Si observamos el gasto de la empresa, vemos que sólo se gasta en dos cosas: comprar bienes y servicios al exterior. Y en pagar salarios. El monto de la compra está en valores del orden del 50% al 65% de la cifra de los ingresos por venta.

Una función como es abastecimiento, en este minuto, orientada a aprovisionar es un solo costo. Si preguntamos al comité directivo qué espera de abastecimiento, la respuesta es muy clara: algo más que ahorros, valor aunque es obvio que la reducción de costos es una parte vital para la competitividad de la empresa.

Procurement frente a abastecimiento

Estamos ante dos modelos de gestión con enfoques muy diferentes. Uno el clásico abastecimiento que ya hemos definido. El segundo, la función que definió en el año 2002, Arjen Van Weele, que dice que efectivamente se trata de obtener los recursos externos que la empresa necesita, pero el proveedor debe aportar conocimiento e innovación para crear y mantener las ventajas competitivas de los negocios.

¿Cuáles son los objetivos de Procurement?

La optimización del gasto. Aquí debemos hacernos las grandes preguntas: ¿Compramos realmente lo que necesitamos?, y la segunda, ¿Al mejor proveedor?

Captar innovación en la red de proveedores. Procurement debe alinear la capacidad de innovación y diferenciación que nos puede ofrecer el proveedor. De nuevo una pregunta que debemos hacernos: ¿Qué estamos haciendo para lograr ser el mejor cliente del proveedor?

Gestión de los riesgos. Inducidos por el proveedor, riesgo es un concepto que atenta contra la sustentabilidad de la empresa. ¿Cómo nos estamos preservando frente a los riesgos?

La manera de entender la gestión eficiente del gasto empieza por romper el paradigma de que el presupuesto es una licencia para comprar. Esto no debe ser así, el presupuesto es simplemente una reserva de fondos que se hace para tenerlos disponibles en el momento que realmente se necesite comprar. Cuando esto ocurre el presupuesto se bloquea.

El Comité de Aprobación del Gasto decide si el gasto es realmente necesario. Y ahí sí se autoriza su ejecución. El área de Compras se encarga de buscar la mejor oferta en el mercado para esa necesidad.

Actualmente los conceptos de riesgo han ido más allá y se agrupan bajo el término compliance. El área de Abastecimiento debe asumir la responsabilidad de que sus proveedores se comprometan con las políticas de compliance de la organización.

El atractivo de la transformación 

¿Es suficientemente atractiva esta transformación para considerarla ineludible?

En el año 1988, Reck &Long propusieron un modelo de avance en la madurez de procurement y su impacto en el desempeño. A medida que se avanza en madurez, la aportación no solamente es mayor, sino que es una mayor fuente de ventajas competitivas para el negocio.

Cuando estos temas se plantean a nivel de top management de la compañía, la pregunta ineludible es cómo afectará esta transformación a nuestra organización. Es evidente que se va a producir un cambio en la balanza de poderes, aparece una figura responsable de la compra en vez del poder de compra de las unidades funcionales de la empresa.

El nuevo modelo exige un nuevo rol del equipo de compras que debe pasar de ser una unidad de servicio a ser un Business Partner de las Unidades de Negocio. El perfil del comprador va a cambiar radicalmente. Se requiere que la persona sea un profesional con visión de negocio.

Ramon Sagarra, profesor de la Universidad Católica de Chile y experto en procesos de trasformación en Europa, participó en el ciclo de charlas de Programas Corporativos UC. Aquí puedes encontrar más publicaciones del académico español.